Département de la Haute Savoie, qui s’appuie sur plus de 3000 agents, accompagne les Haut-Savoyards au quotidien, dans toutes les étapes de leur vie. Porteur de dynamisme, il maintient un haut niveau d’investissement pour que les services publics répondent au mieux aux préoccupations des habitants du Département. Ainsi, fort de son implication auprès des Haut-Savoyards et des agents, le Département s’engage pour garantir les solidarités, animer, aménager et préserver le territoire. Travailler au sein du Département, c’est rejoindre une équipe pluridisciplinaire, investie dans les actions du territoire : solidarité, action sociale, culture, sport, environnement, collèges, voirie départementale … afin de participer à l’évolution et la construction d’un des départements les plus attractifs de France.
Un terrain de jeux exceptionnel et les plus beaux espaces naturels sensibles à portée de main.
Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle ! Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d'action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d'environnement, de culture... au service de plus de 800 000 Haut-Savoyards!
Et si le prochain talent c'était vous ? Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, assister la Direction afin d'optimiser la gestion de l'activité des cadres (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunion, accueil...). Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Organisation de la vie professionnelle du cadre

Organiser l'agenda et prendre des rendez‑vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Organiser les déplacements du cadre
Lors de réunions transversales à la Direction, organiser l'agenda du cadre en coordination avec les agendas des encadrants de la Direction*

Organisation et planification des réunions

Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
Monter les dossiers nécessaires au cadre
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion

Suivi des projets et activités de la direction

Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
Assurer une veille sur les thématiques de la structure Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Contraintes et exigences

Contraintes d'horaires pour finir un travail urgent
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Techniques de secrétariat
Très bonnes qualités rédactionnelles et connaissances de la langue française
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, tableaux de bord et outils de planification)
Capacité à adapter son discours en fonction de son interlocuteur et savoir faire preuve de diplomatie
Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
Rigueur et sens de l'organisation
Respect des délais et capacité d'anticipation
Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail
Confidentialité et discrétion
Capacité à gérer le stress et à répondre aux urgences
Esprit d'initiative
Capacité d'analyse et de synthèse
Capacité d'écoute active
Capacité à travailler seule et en équipe

Conditions de travail

Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
Possibilité de télétravail
Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

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