Assistant de Direction (h / f)
Type de contrat : CDD
Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent
Fonction : Personnel des fonctions support (IT)
Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR / AI)
A propos du centre ou de la direction fonctionnelle
Au sein de l’institut, l’agence comptable est en charge de la tenue de la comptabilité de l’établissement, du paiement des dépenses et du recouvrement des créances. L’agence comptable d’Inria est composée de plusieurs services (Synthèse et Comptabilité générale, Paye, Recettes et recouvrement et service facturier et mission audit des contrats et de la comptabilité générale) qui emploient 33 personnes.
Mission confiée
L’assistant(e) de direction appuie l’agence comptable dans la réalisation de ses missions et apporte un soutien administratif à l’agent comptable, aux adjoints et aux agents qui y sont affectés. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs internes ou externes de l'institut.
Principales activités

Assister l’agent comptable et / ou les membres de l’agence comptable dans la réalisation de leurs missions en leur apportant un soutien administratif;
Gérer les documents de la direction (contacts, listes de diffusion, mails, documentation, notes, courriers);
Tenir et gérer les agendas, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements de l’agent comptable, des deux adjoints et de l’ensemble du personnel de l’agence comptable;
Organiser les réunions, gérer les appels téléphoniqueset l’arrivée du courrier;
Participer à l'élaboration du budget de l’agence comptable, procéder à son exécution (saisir les demandes d’approvisionnement, suivre les commandes et constater le service fait) et à son suivi;
Gérer le suivi de l’inventaire ;
Gérer le plan de formation;
Gérer et mettre à jour les différents outils de communication sur le site NUMIN et les réseaux collaboratifs de l’agence comptable;
Archiver la documentation de l'agence comptable et assurer la conservation des pièces des comptes financiers de l'institut.
Participer à l’activité du service recettes sur les relances clients

Ces activités sont non exhaustives.
Compétences

Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique (Pack Office) et informatiques (Internet, Intranet, messagerie);
Utiliser les techniques de communication écrite et orale;
Savoir travailler en équipe / en réseau;
Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités;
S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) ;
Etre rigoureux dans la réalisation de ses activités;
Etre proactif et faire preuve d’initiative;
S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs;
Avoir de bonnes qualités relationnelles;
Discrétion et respect de la confidentialité des échanges;
Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public.

Avantages

Restauration subventionnée
Transports publics remboursés partiellement
Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
Possibilité de télétravail (après3 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
Accès à la formation professionnelle
Sécurité sociale

Rémunération
Selon profil et expérience : entre 1810€ et 2500€bruts par mois
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