Métier Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste Assistante de direction F / H
Type de contrat Titulaire ou CDI
Télétravail Non
Présentation du service
L'assistant(e) sera chargé du secrétariat de la direction de la qualité, gestion des risques et expérience patient (50%) ainsi que de la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital (50%).
Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction qualité sont :

La qualité et la gestion des risques
Les droits des patients et les relations avec les usagers
La radioprotection
Le service social des patients (pour les activités gérées par la Directrice)

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations ville-hôpital sont :

Les projets confiés à la direction des opérations
L’accueil, le standard, les bureaux centraux des rendez-vous,
La cellule de gestion des lits
Les archives médicales
Unité Ville Hôpital

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE, ENVIRONNEMENT ET EVOLUTIONS POSSIBLES
Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.
Horaires de travail :
Amplitude horaire de 7H36 par jour
Horaires de jour – Variable entre 8H30 et 18H00
Vos missions
Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient :

Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et du personnel
Gestion des agendas et organisation des réunions
Prise de notes, comptes-rendus
Saisie et mise en forme de documents
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Tri du courrier
Classement
Commandes de fournitures (logiciel NSI)
Plan d’équipement
Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction
Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques

Missions ponctuelles

Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire
Appui ponctuel à la Direction de la communication

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital :

Missions quotidiennes
Gestion des agendas et organisations des réunions
Optimisation des agendas
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et personnels
Prise de notes
Saisie et mise en forme de documents
Tri du courrier
Classement
Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques
Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires
Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l’offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier
Réaliser une cartographie de l’offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier

Profil recherché
Connaissances associées

Outils bureautiques et normes rédactionnelles
Gestions administratives
Méthodes de classement et d'archivage
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques de numérisation
Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Prérequis souhaités

Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée

Schéma horaire Jour
Temps de travail 7h30
Vos avantages à l'AP-HP -Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%-Restauration d'entreprise
Description de l'hôpital Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Référence de l'offre 2025-16371
#J-18808-Ljbffr