Executive Assistant de VP (Vice-Président)
Vous souhaitez évoluer dans un environnement international et stratégique ? Rejoignez notre équipe et contribuez à la coordination des instances de direction et à la fluidité des échanges au plus haut niveau de l’entreprise.
Missions générales
La mission de l’Executive Assistant vise à :

Prioriser et optimiser l’utilisation du temps du Vice-Président pour garantir une efficacité maximale.
Assurer la préparation des instances de direction, en lien avec l’Executive Assistant du Président lorsque nécessaire.
Faciliter la mise en œuvre et le suivi des actions définies par la Présidence sur un périmètre international.
Assurer, en collaboration avec l’Executive assistant du Président, la bonne coordination au sein de la Présidence ainsi qu’entre la Présidence et les parties prenantes internes et externes.
Collaborer avec l’équipe des Executive Assistants pour garantir la fluidité et la continuité du service.
Garantir la qualité, la fiabilité et la confidentialité des informations.
Représenter l’entreprise avec professionnalisme, rigueur et discernement.

Description des activités
Support exécutif et coordination

Assister le Vice-Président dans la gestion quotidienne de ses priorités et engagements.
Préparer les réunions clés (Comité Exécutif, Board, instances stratégiques, rencontres institutionnelles) et anticiper les dossiers en amont.
Rédiger, structurer et relire des documents stratégiques (courriers, notes, discours, présentations).
Faciliter la circulation fluide de l’information en respectant la confidentialité.
Assurer une interface avec les acteurs internes et externes.
Gérer le support administratif et logistique (notes de frais, commandes, organisation des rendez‑vous, déplacements, événements).

Gestion de l’agenda et optimisation du temps

Organiser et prioriser l’agenda du Vice-Président (réunions stratégiques, déplacements).

Communication et représentation

Être le point d’entrée privilégié pour les interlocuteurs internes et externes.
Garantir la qualité, la cohérence et la confidentialité des communications.

Projets spéciaux et missions transverses

Contribuer à la préparation et au suivi de projets ou événements (séminaires de direction).
Participer à l’établissement du budget annuel lié aux activités de la Présidence.

Profil recherché
Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Teams, PowerPoint, SharePoint, Excel…).
Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), une 3e langue est un plus.
Bonne compréhension des enjeux économiques, organisationnels et humains d’un grand groupe international.
Connaissance d’un ERP (SAP).
Capacités rédactionnelles solides.

Qualités personnelles

Discrétion absolue, loyauté et sens de la confidentialité.
Diplomatie, tact et professionnalisme irréprochable.
Excellente organisation, rigueur, anticipation et fiabilité.
Esprit d’initiative et autonomie.
Esprit d’équipe et sens du service.
Capacité à gérer les priorités et à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
Aisance dans un environnement multiculturel et en évolution.

Formation et expérience

Bac +2/3 en assistanat de direction.
Minimum 10 ans d’expérience dans des fonctions similaires, idéalement en contexte international.

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