Offre n° 200MFTY Secrétaire d'accueil / Secrétaire administratif (H/F)
Objectifs du poste
Le/la secrétaire d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique des publics, la gestion administrative des dossiers de formation ainsi que le suivi des procédures avec les organismes partenaires (Région, Métropole, Conseil Départemental, Ville de Marseille, France Travail, Mission Locale etc.). Il/elle veille également au bon fonctionnement administratif quotidien de la structure (courrier, classement, archivage, fournitures, agendas).
Missions principales
Accueil & communication

Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
Recevoir, filtrer et orienter les courriers et messages électroniques.
Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
Réaliser et mettre en page des documents de communication.

Travaux administratifs

Saisir, mettre en page et éditer des documents.
Gérer le courrier entrant et sortant.
Commander et gérer les fournitures de bureau.
Tenir à jour le cahier des messages internes.
Archiver et classer les dossiers administratifs.
Gérer les réservations pour les événements et assurer la billetterie.

Suivi des dossiers stagiaires et formateurs

Enregistrer les états de présence des stagiaires et signaler les absences.
Préparer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires.
Mettre à jour les plannings et listes de stagiaires.
Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
Tenir les tableaux de notes et assurer le transfert des données vers la Région.
Contrôler les sauvegardes informatiques et l'archivage papier.

Compétences requises
Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Bonne maîtrise de l'orthographe et de la rédaction.
Capacité à gérer des bases de données et systèmes de classement.

Qualités personnelles

Rigueur, organisation et sens des priorités.
Bon relationnel et sens de l'accueil.
Polyvalence et autonomie.
Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil souhaité

Employé qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Expérience

1 An (indispensable)

Compétences

Classer des documents
Gestion administrative du courrier
Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

Avoir l'esprit d'équipe
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Arts du spectacle vivant

Employeur
1 ou 2 salariés
Type de contrat
CDI
Contrat travail
Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée
—
Salaire

Salaire brut : Mensuel de 1801.8 Euros sur 12.0 mois

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