Offre n° 200NJLKSecrétaire Institut de Formation en Soins Infirmiers (H/F)Le CHV recherche une Secrétaire (H/F) à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers.MISSIONS GENERALES- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents- Prise de rendez-vous / gestion des agendas- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)MISSIONS SPECIFIQUES:- Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants .) les lundis, mercredis et vendredis- Tri et répartition du courrier entrant- Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l'institut les lundis, mercredis et vendredis- Gestion des épreuves de sélection à l'entrée en formation IDE et AS :- Mise à jour des dossiers d'inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l'évolution de la réglementation- Enregistrement des dossiers d'inscription- Organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents)- Saisie des notes- Envoi des courriers de réponse- Gestion des listes- Gestion administrative des dossiers- Préparation des dossiers- Tri des différents documents et orientation vers le professionnel de l'institut en charge de leur traitement (certificats de vaccination et d'aptitude, documents de stage...)- Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS- Vérification de l'attestation CVEC- Enregistrement des chèques d'inscription à l'université- Suivi de l'enregistrement des chèques par la régie- Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats)- Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents- Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation- Gestion des stages- Actualisation de l'alternance cours-stages- Envoi des demandes de stages- Enregistrement des réponses aux demandes de stage dans le logiciel FORMEIS- Edition des conventions et courriers- Préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d'horaires.)- Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon la liste des étudiants en stages avec les services d'affectation et taille des tenues professionnelles (au minimum 2 semaines avant le début de stage)- Enregistrement des horaires après vérification par les formateurs référents- Enregistrement des feuilles de stage après validation par le formateur référent- Rédaction des courriers de sorties de stages- Edition mensuelle des frais de déplacement- Edition mensuelle des indemnités- Gestion de la certification dans le respect de la procédure rédigée par la DREETS- Inscription des élèves et étudiants sur la base de données de la DREETS- Contrôle de la complétude des dossiers- Enregistrement des notes sur la base de données- Envoi des dossiers.- Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site de la CPAMType de contrat CDD - 6 MoisContrat travail Durée du travail 37H30/semaineTravail en journéeSalaireSelon grille indiciaireDéplacements Déplacements: JamaisProfil souhaitéExpérience1 An(s) Cette expérience est indispensableBac ou équivalent Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensableSavoir-être professionnelsAvoir l'esprit d'équipeOrganiser son travail selon les priorités et les objectifsFaire preuve de rigueur et de précisionInformations complémentairesQualification : Employé qualifiéSecteur d'activité : Activités hospitalièresD'autres offres peuvent vous intéresser :
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